Privacyverklaring leerlingen

Als uw kind bij Montessorischool onderwijs volgt worden er gegevens over u en uw kind gebruikt om het onderwijs mogelijk te maken. Hieronder staat beschreven wat er verzameld wordt en wat hiermee gedaan wordt.

Wie verzamelt de gegevens?

De gegevens worden verzameld door Montessorischool Oegstgeest. Het bezoekadres en de contactgegevens staan onderaan deze verklaring vermeld.

Waarom worden gegevens over jou verzameld en wat wordt ermee gedaan?

Bij de inschrijving en tijdens de schooltijd van de leerling, worden er diverse soorten gegevens verzameld, van naam en adres tot telefoonnummer maar ook onderwijskundige en eventueel medische gegevens. Deze gegevens zijn nodig om het onderwijs binnen de Montessorischool Oegstgeest mogelijk te maken, en om alle diensten daarvoor te kunnen leveren. Zo worden uw gegevens bijvoorbeeld gebruikt om informatie van de school naar u toe te sturen, wordt geregistreerd welke systemen u of de leerling gebruikt en worden gegevens gedeeld met DUO voor de bekostiging van de school. Uiteraard zijn er veel manieren waarop gegevens gebruikt worden, maar ze dienen alle ter ondersteuning van de school en de organisatie van het onderwijs.

Hoe zit het wettelijk?

Voor het gebruik van uw gegevens en die van uw kind heeft de Montessorischool Oegstgeest een geldige reden nodig, ook wel een grondslag genoemd. Voor alle diensten die nodig zijn om aan jou onderwijs te geven wordt gebruik gemaakt van de grondslag “noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting”, dat wil zeggen dat de Montessorischool Oegstgeest jouw gegevens verwerkt om de werkzaamheden met betrekking tot het onderwijs uit te voeren. 

Voor het gebruik van jouw gegevens die nodig zijn voor de organisatie van het onderwijs binnen de Montessorischool Oegstgeest wordt gebruik gemaakt van de grondslag “noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke”. Naast alles wat nodig is, zijn er ook dingen die leuk of handig zijn. Dit is bijvoorbeeld de website van de Montessorischool, waarop ook gegevens over leerlingen gebruikt zouden kunnen worden. Hierbij wordt eerst om toestemming gevraagd aan ouders en vertellen wij aan ouders wat hun rechten zijn (waaronder het recht de toestemming op elk moment in te trekken). 

Op verzoek van de ouder(s) en met uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook medische gegevens van leerlingen als dit nodig is. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. De ouder kan bijvoorbeeld doorgeven dat haar/zijn kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. De Montessorischool Oegstgeest zal nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.

U kunt er dus vanuit gaan dat alle gegevens die de Montessorischool Oegstgeest over u en uw kind(eren) verwerkt en waarbij niet om toestemming gevraagd wordt, echt nodig zijn om het onderwijs te organiseren of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Aan wie worden jouw persoonsgegevens doorgestuurd?

Als een leerling onderwijs volgt bij de Montessorischool Oegstgeest, worden persoonsgegevens aan de volgende meest voorkomende organisaties doorgestuurd:

• Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO);
• bedrijven of organisaties die in opdracht van de Montessorischool Oegstgeest goederen leveren of diensten verlenen,
  zoals bijvoorbeeld IEP-leerlingvolgsysteem, een uitgeverij of een onderzoeksinstelling.
• GGD/schoolarts, samenwerkingsverbanden (zorg en buitenschoolse activiteiten) en onze accountant.

De Montessorischool Oegstgeest zal de persoonsgegevens van leerlingen niet delen met derde partijen voor andere doeleinden die nodig zijn om het onderwijs binnen de Montessorischool Oegstgeest mogelijk te maken.

Hoe en hoelang worden jouw gegevens gebruikt en opgeslagen?

Tijdens de gehele schooltijd bij de Montessorischool Oegstgeest worden de gegevens over leerlingen die nodig zijn om het onderwijs mogelijk te maken gebruikt. De Montessorischool Oegstgeest slaat deze gegevens veilig op, met behulp van systemen die gezien de huidige stand van de techniek veilig zijn. Met leveranciers van goederen of diensten worden duidelijke afspraken gemaakt over het veilig opslaan van deze gegevens, welke vastgelegd worden in een contract.

Na de schooltijd wordt een groot aantal gegevens over leerlingen verwijderd. Er zijn echter ook gegevens die langer bewaard worden, zoals gegevens over in- en uitschrijving, en gegevens over verzuim. De Montessorischool Oegstgeest is wettelijk verplicht om deze gegevens een aantal jaren te bewaren. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijn voor het leerlingdossier is bijvoorbeeld 2 jaar na het beëindigen van de onderwijsovereenkomst. Financiële gegevens uit de leerling administratie worden over het algemeen 5 jaar bewaard. 

Welke rechten heeft u als ouder?

Als u de gegevens wilt inzien van uw kind(eren) kunt u een verzoek indienen bij de directeur van de Montessorischool Oegstgeest. Wanneer er geen wettelijke belemmeringen zijn kunt u dan op afspraak de gegevens in komen zien. Daarnaast heeft u als ouder ook het recht een verzoek in te dienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van de Montessorischool Oegstgeest. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van de leerling delen en/of uitwisselen worden aangepast.

De Montessorischool Oegstgeest zal geen besluiten nemen over een leerling, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens (profiling). Beslissingen worden altijd na menselijke tussenkomst genomen.

Indienen van verzoek

Een verzoek of klacht kan worden ingediend door gebruik te maken van het volgende e-mail adres: directie@montessorischool-oegstgeest.nl. Het verzoek zal dan binnen een maand worden beantwoord. Bij een verzoek tot inzage van gegevens wordt er gevraagd langs te komen om je te identificeren. Daarna zijn de gegevens op afspraak op school in te zien. 

Functionaris voor Gegevensbescherming

Als Functionaris voor de Gegevensbescherming heeft de Montessorischool Oegstgeest aangewezen: Cris de Beer, Edelgasstraat 57,  2718  SX Zoetermeer,   e-mail: c.debeer@privaty.nl.

Heb je een klacht?

Als je een klacht hebt over hoe de Montessorischool Oegstgeest omgaat met jouw persoonsgegevens, en niet tevreden bent over de afhandeling van uw eerdere verzoek, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Meer informatie over het indienen van een klacht bij de AP vindt je op internet adres: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. 

Bezoekadres en contactgegevens:
Lange Voort 261c
2343 CE Oegstgeest
071 51 77 060
Verwerkingsverantwoordelijke (directeur-bestuurder) van de Montessorischool Oegstgeest:
André de Best
Functionaris Gegevensbescherming van Montessorischool Oegstgeest: Cris de Beer,  Edelgasstraat 57,  2718 SX Zoetermeer,  e-mail:  c.debeer@privaty.nl. 

Categorieën persoonsgegevens

Categorie	Toelichting
1. Contactgegevens	1a: naam, voornaam, e-mail;  1b: geboortedatum, geslacht;  1c: overige gegevens te weten:  adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel andere voor communicatie benodigde gegevens, alsmede ook een bankrekeningnummer voor het afhandelen van betalingen;
2. Leerling nummer	een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder categorie 1
3. Nationaliteit en geboorteplaats	Niet van toepassing
4. Ouders, voogd	contact gegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres)
5. Medische gegevens	gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsing en opdrachten);
6. Godsdienst	Niet van toepassing.
7. Ontwikkeling leerling	gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs en de behaalde toetsresultaten te weten: Toetsing van de gebruikte leermiddelen, ook wel methode afhankelijke toetsen genoemd; Methode onafhankelijke toetsing (IEP); Begeleiding leerling ( inclusief ontwikkelperspectief OPP); Aanwezigheidsregistratie; Medisch dossier; Klas, leerjaar, opleiding.
8. Onderwijsorganisatie	gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen; hieronder vallen inloggegevens voor diverse digitale leermiddelen.
9. Financiën	gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)
10. Beeldmateriaal	foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming. Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier).
11. Leerkracht /zorgcoördinator/ intern begeleider/	gegevens van leekrachten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen
12. BSN (PGN)	In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.
13. Keten-ID (Eck-Id)	unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten.